1.3.- Presupuestos, Gastos y Análisis Financiero.

Presupuesto : Al hablar de un presupuesto forzosamente tenemos que hablar de costos, y finalmente la información resultante del estudio de estos dos aspectos será un análisis financiero, en el cual se ve reflejado cuanto tenemos que gastar, suprimir, implementar, ganar o perder. ( En un lapso de tiempo definido).


Son estados cuantitativos formados de los recursos reservados para ejecutar las actividades planeadas en un cierto tiempo. Indican los gastos, ingresos o utilidades proyectadas para alguna fecha futura.


Para determinar qué equipo es el más conveniente de adquirir habrá que definir con claridad la capacidad y los requerimientos técnicos de todos los mecanismos como son: velocidad, capacidad de almacenamiento, dispositivos auxiliares ( mouse, impresora,monitor ), etc.


Se debe estudiar muy bien, cuando se surte a los proveedores de todos los sistemas mostrados, antes de escoger alguno de ellos.


Costo: Inversión que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir mercancías para la venta.( Erogación o adquisición de un bien ).


Gasto: Son las salidas o pérdidas, resultantes del desarrollo y del uso de sistemas. ( Un gasto, regularmente no estaba contemplado ).


Beneficio: Son cada una de las ventajas que se obtienen de la instalación y uso del mismo.


Costos Tangíbles: Son las salidas en efectivo, lo que significa que se conoce y se puede estimar. (Precio de un monitor, "el salario de un empleado").


Costos Intangíbles: Se sabe que existen algunos costos cuyo monto aproximado no puede determinarse con exactitud. ( El perder un cliente, "el descenso de la compañía" ).


Beneficios: Son más difíciles de especificar en forma exacta que los costos. El valor de los beneficios es una ventaja que se gana a través de la utilización del sistema.


Beneficios Tangíbles: Son aquellos que son cuantificables, ( reducción de gastos, menores tasas de error, etc).


Beneficios Intangíbles: Son aquellos que no se pueden cuantificar. ( Mejores condiciones de trabajo, mejor servicio a clientes, respuesta rápida a las solicitudes de los clientes ).


* Beneficios Fijos: Son aquellos costos y beneficios de sistemas que son constantes y no cambian, sin importar cuanto se utilice un sistema de información. Ejemplo: Si una compañía compra equipo de cómputo, el costo no va a variar, ya sea que el equipo se utilice mucho o poco.

* Beneficios Variables: Son aquellos donde incurre en proporción a la actividad o el tiempo.


Costos variables: Ejemplo: los costos de suministros de computadora varían en proporción con el monto del proceso que se lleva a cabo, ya que la impresión de más páginas incrementa el costo del papel; por lo tanto, variará como resultado de la cantidad de impresión, sin embargo, se elimina si se cesa la preparación de informes.


Costos y Beneficios Directos o Indirectos.


* Directos: Son atribuibles a un sistema de negocio, un sistema de información. En otras palabras, el utilizar el sistema produce costos y beneficios directos.

* Indirectos: Son aquellos costos y beneficios que no están específicamente asociados con el sistema de información.

* Costo Directo: Por ejemplo de utilización de papel, suministro de cintas, etc.

* Costo Indirecto: La calefacción, aire acondicionado, seguros, el espacio, etc.

* Beneficios Directos: Son aquellos que se consiguen como producto del sistema (Reportes ).

* Beneficios Indirectos: Se consiguen como un subproducto de otro sistema. ( Un sistema que da seguimiento a las solicitudes de ventas que realizan los clientes, proporciona información adicional sobre la competencia ).


Clasificación del costo :


* Costo de equipo.

* Costos de Operación.

* Costos de Personal.

* Costos de Suministros y gastos varios.

* Costos de Instalación.